为了不断完善档案管理水平,提高档案的利用效率,更好地服务于以审判为中心的各项工作,卧龙区法院把档案管理纳入全院工作的重中之重,逐步实现档案管理科学化、规范化、制度化。
一、加强组织领导,完善管理机制。卧龙区法院将档案工作纳入法院工作的总体规划,制定档案工作管理目标,明确档案工作责任制,与其它工作同部署、同检查、同考核;成立了档案工作领导小组,形成了主管院长具体抓,办公室主任亲自带头干的良好局面,还配备了两名专职档案员,做到了工作有人管,事情有人办,为档案工作创造了良好的工作格局。
二、加强归档管理,确保归档质量。在对以前的案件自查中,发现有的案件报结后,卷宗长时间不能归档。针对这一问题,卧龙区法院积极推行归档月通报制度,要求当月结案必须当月归档,档案室对当月归档情况在月中层例会上通报,并将归档工作纳入年终绩效考评,对未归档案件1件扣除绩效分值1分,此项措施有效地解决了报结案件的不及时归档问题,杜绝了案件报结后不归档的现象。
三、加强档案录入,提高查阅效率。将档案目录全部输入电脑,实现档案查阅资料的数字化、信息化,逐步实现软件档案管理,查询时只需键入关键字或索引号即可在数秒内将原始的案卷调阅出来,实现案卷快速查找。截至目前,档案室微机录入自2005年以来的各类案件39694 件,其中民事20647件,刑事5031件,商事4044件,行政2918件,法医858件,执行案件6196件。
四、加强环境打造,提升服务水平。在管理好档案和确保档案安全的前提下,对阅卷室进行了装修,为查阅者准备了饮水机、纸杯、老花镜,软皮座椅等,并制作精美文明标示和温馨提示张贴于墙,温馨洁净的环境、热情周到的服务使查阅档案者切身感受到司法的文明和亲切。2012年,卧龙区法院档案室被区文明委命名为“文明示范窗口”。